Yrityksen laskutuksen hoitaminen

Laskutus on tärkeä osa jokaisen yrityksen arkea. Yksinkertaisimmillaan laskutus hoidetaan vielä tänäkin päivänä paperisten laskupohjien avulla. Nykyisin sähköisen taloushallinnon palvelut ovat tosin niin edullisia ja helposti saatavilla olevia, että pienyrittäjilläkään ei ole enää mitään syytä kirjoittaa laskuja käsin. Tehokas taloushallinto-ohjelmisto myös säästää aikaa turhalta paperinpyörittelyltä, jolloin tämänkin ajan voi käyttää tuottavan työn tekemiseen.

Yrittäjille on tarjolla lukuisiazilmaisia tai lähes ilmaisia laskutusohjelmia, joiden avulla vältyt laskujen kirjoittamiselta ja saatavien erääntymisen seuraamiselta. Laskutusohjelma helpottaa myös yrityksen kirjanpidosta huolehtimista tai laskutusaineiston toimittamista tilitoimistoon, mikäli olet ulkoistanut kirjapidon ammattimaiselle kirjanpitäjälle.

Lisäksi laskutus on viranomaisten taholta varsin tarkoin säänneltyä. Omatekoiset tai netistä poimitut laskupohjat eivät välttämättä täytä esimerkiksi kirjanpitolain määritelmiä. Epäselvät laskut voivat myös aiheuttaa ongelmia asiakkaiden kanssa. Tämä pätee erityisesti silloin kun asiakas on itsekin yritys, joka tarvitsee oikein muotoillut laskut omaa kirjanpitoaan varten.

Sähköinen laskutus

Sähköisellä laskutuksella voidaan tarkoittaa eri pankkien eLaskuja, sähköisiä kirjeitä (Netposti) tai vaikkapa ihan perinteisiä sähköpostilaskuja. Kaikki laskutusohjelmat tarjoavat mahdollisuuden sähköiseen laskutukseen, sillä ohjelman antamat laskut luodaan tulostettavina tiedostoina. Nämä tiedostot voidaan tulostaa tai toimittaa vaikkapa sähköpostin välityksellä suoraan asiakkaille.

Lähes kaikki pankit tarjoavat E-laskupalvelua, joka on useimmiten varsin kallis palvelu. Lisäksi palvelun käyttö edellyttää sitä, että vastaanottajalla on tili kyseisessä pankissa.

Monet laskutusyritykset tarjoavat sähköistä laskutuspalvelua, jonka avulla voit lähettää laskuja haluamaasi laskutuskanavaa pitkin. Usein näidenkin palveluiden käyttö tulee suhteellisen kalliiksi, sillä kuukausimaksun lisäksi monet laskutusyritykset perivät kertakorvauksen jokaisesta lähetetystä laskusta. Nettipohjainen laskutuspalvelu on kuitenkin kätevä tapa hoitaa pienyrityksen laskutus, joten niitä kannattaa harkita, etenkin mikäli laskutuskulut eivät syö liikaa yrityksesi katteesta.

Kiinnitä huomiota kassavirtaan

Aloittelevan yrityksen ongelmana on usein se, että rahaa olisi tulossa, mikäli asiakkaat saisivat maksettua laskunsa. Kassa kuitenkin kumisee tyhjyyttään, ja jotenkin pitäisi vielä elääkin siihen asti, että saatavat tulevat maksetuiksi.

Monet aloittelevat yrittäjät eivät kiinnitä riittävästi huomiota saamisten kiertonopeuteen. Nopeasti ja ajallaan maksetut laskut takaavat sen, että yrityksen kassassa riittää aina rahaa. Erityisesti saatavien perintä voi olla pienyritykselle hankalaa. Täyden palvelun tilitoimistot ohjaavat saatavat asiakkaan puolesta perintään, mutta niiden käyttäminen saattaa olla pienyrittäjälle liian kallista. Aloittelevan yrittäjän tuleekin aktiivisesti valvoa saataviaan ja tarvittaessa siirtää perintä perintätoimistolle.

Laskut kirjanpidossa

Laskutus muodostaa pohjan koko kirjanpidolle, joten laskutuksen oikeellisuuden varmistaminen on yrityksen pyörittämisen tärkeimpiä asioita. Epäselvyydet laskutuksessa voivat johtaa massiivisiin ongelmiin eri viranomaisten kanssa. Leväperäisesti hoidettu taloushallinto voi myös vaikeuttaa lainan saamista pankista ja aiheuttaa muitakin ongelmia. Monet yrittäjät pitävät taloushallintoa turhana työnä, joka syö resursseja tuottavan työn tekemisestä. Huonosti hoidetun taloushallinnon virheiden korjailu vie kuitenkin selvästi enemmän aikaa kuin asioiden tekeminen oikein heti alusta lähtien. Kirjanpitolain mukaan laskusta tulisi ainakin löytyä seuraavat tiedot:

  • Laskun antamispäivä
  • Juokseva tunniste
  • Myyjän alv-tunnus
  • Ostajan alv-tunnus, mikäli ostaja on ALV-velvollinen tai alalla on käännetty verovelvollisuus
  • Myyjän nimi ja toimipaikka
  • Ostajan nimi ja osoite
  • Tavaran tai palvelun yksilöinti
  • Tavaran tai palvelun toimituspäivä
  • Eräpäivä

Lista ei ole millään tapaa tyhjentävä, ja tietyissä erikoistilanteissa – kuten ulkomaankaupassa – laskujen tulee täyttää myös muita ehtoja. Toisaalta alle 250 euron laskuihin sovelletaan kevennettyjä laskumerkintöjä. Oikean laskutuksen varmistamiseksi yrittäjän kannattaakin joko ulkoistaa laskutus taloushallintoon erikoistuneelle yritykselle, tai käyttää laadukasta ja luotettavaa laskutusohjelmistoa.